吉林省佛教协会档案综合管理暂行办法

发表时间:2021-01-15 13:42

吉林省佛教协会档案综合管理暂行办法

第一章 总 则

第一条为加强档案的管理,提高档案工作质量,维护本会档案完整与安全,

逐步实现档案综合管理规范化、制度化、标准化,有效地为宗教工作服务和为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》和省档案工作部门关于档案工作的有关规定,结合本会的实际,特制定本办法。

第二条凡本会各部门在工作活动中形成,具有查考利用价值的文件材料,

必须按照规定,定期向本会办公室移交,集中管理,任何部门和个人不得据为己有。

第三条本会档案工作,是本会基础管理工作的组成部分,是维护本会历史

真实面貌、提高本会工作效率与质量的一项重要工作。会领导应重视本部门文

件资料管理和文书归档工作,配备兼职档案员负责此项工作,把档案工作列入

本会工作计划,纳入有关部门和人员职责范围和岗位责任制。

第四条按照档案管理工作实行集中统一管理的规定,本会在工作活动中直

接形成的全部档案由办公室集中统一管理,统一提供利用。

第五条 本办法不包括在编干部人事档案。

第二章管理机构

第六条本会办公室作为本会档案综合管理机构,配备档案专门卷柜,集中统一管理本会全部档案。各部门设兼职档案员,负责各部门的文件材料的收集、整理、归档和移交工作。档案工作由主管办公室的领导分管,隶属办公室,业务上受吉林省宗教事务局和吉林省档案局的指导、监督和检查。

第三章档案综合管理的范围和时间

第七条本会在工作活动中直接形成的全部档案,是本会工作活动的历史记

录,必须按规定归档管理。具体范围:文书档案,设备、仪器档案,会计档案,合同制人员档案,声像档案,图书档案,实物档案。

第八条各类档案立卷归档的基本要求。

(一)归档的文件材料,必须收集齐全、完整。

(二)归档的文件材料,必须准确地反映本会工作的真实历史面貌。

(三)归档的文件材料,必须符合立卷归档的原则和要求。各类归档按本会制定的有关制度规定进行完整、有序的整理。

第九条各类档案的归档份数。一般归档两份,一份连同定稿作档案保存,一份做文件汇编。其他门类档案归档的文件,一般归一份,比较重要的可适当增

加保存份数。

第十条各类档案立卷归档的时间。

(一)文书材料,由承办部门于翌年三月底前整理归档完毕,移交办公室。办公室十月底前归档完毕。

(二)设备、仪器文件材料的归档,应予开箱验收登记,安装调试或投入使用后三个月内由承办部门交办公室归档。

(三)会计档案归档,由财务人员立卷保存一年后,向办公室移交归档。

(四)合同制员工档案,由主管部门立卷保存一年后,向办公室移交归档。

(五)声像档案的归档是在声像制作完成后,一周内向办公室移交归档。凡归档声像档案,照片(菲林照片连同底片,数码照片刻录成光盘)、录音带必须有文字说明(包括事由、时间、地点、人物、职务、背景、拍摄或录制者姓名),录像带应有解说词。

(六)实物档案,由有关部门收齐后,办公室归档。

第四章文书档案的归档

第十一条各部门在工作活动中形成的具有使用和保存价值的各种文件材料(包括声像材料),在办理完毕后,由各部门兼职档案员进行收集、整理、归档,按规定移交办公室。各部门应将文件材料的形成纳入各项工作程序,边开展工作边收集文件材料,按照新的文书归档方法,以“件”为单位整理好。

第十二条归档任务的划分。

(一)按谁主办谁负责的原则,各部门负责本部门主办文件材料的归档。

(二)两个部门以上会办的文件,由主办部门归档。

(三)本会与外单位会办的文件,属本会主办的,由本会主办部门归档;外单位主办的,本会以副本归档;本会代上级机关草拟的文件及其定稿,由上级发文机关归档,草稿和副本由本会归档。

第十三条归档原则

遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适合新技术应用的需要,便于保管和利用。

第十四条归档要求

(一)按照归档范围的规定,凡应归档的文件都必须齐全完整。

(二)凡是原来文件上有会生锈的金属物,归档时都必须去掉,并用细线或其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝(粘)合。

(三)凡文件尺寸大于 A4 纸规格的,要按 A4 纸规格进行折叠或裁剪,小于16 开规格及破损的要进行托裱。

第十五条归档方法

(一)总的方法:顺其自然,单件归档。即顺应文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。

(二)“件”的含义:

1.单份文件,一份文件为一件;

2.各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;

3.正本与定稿、正件与附件,两件作为一件;

4.文件处理单(表)与被处理文本合为一件。

(三)分类:

1.由全宗单位办公室集中整理归档的,按年度、机构、保管期限逐级进行分类;

2.由全宗单位内各部门分别整理归档的,按年度、保管期限逐级进行分类;

3.在分“年度”时,应遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度归档;计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对的年度;长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结、报告,应放在文件针对的最后一年;跨年度的案件,应放在结案的一年;不同年度的文件一般应分开排放。

(四)档案排列:

1.由全宗单位办公室集中整理归档的,先将归档文件材料按永久和定期两种保管期限分开,同一个保管期限的文件材料,按照部门、时间先后排列,并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起;

2.由全宗单位内各部门分别整理归档的,先将归档文件材料按不同的保管期限分开,同一个保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起;

3.同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;不同文字的文本,原文本在前,译文本在后。

第十六条档案编号

(一)归档文件应逐件在首页上方以右上方为佳的空白处加盖档号章并填写有关栏目的内容。

(二)档号章的项目及填写内容:

1.全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

2.类别号:一个立档单位不同门类档案的代号。

3.期限:即保管期限,标注归档文件保管期限。

4.年度:填写文件内容针对的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

5.机构:填写文件形成或主办部门的简称或代号,不分机构编档号的单位此栏可空。

6.件号:以年度为界限,由全宗单位办公室室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号;由全宗单位内各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编流水号。

7.在每年归档工作结束后,如发现有其他应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

第十七条编制档案检索工具

(一)编制《吉林省佛教协会档案目录》

1.《吉林省佛教协会档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。

2.“目录夹封面”内容应包括全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目,需要时还可增加其他项目;“目录夹脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。

3.“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。

4.“归档文件目录”应包括以下基本项目:机构、件号、责任者、文号、题目、日期、页数、备注,需要时还可增加其他项目。

1)机构:参见第十六条第二点内容。

2)件号:参见第十六条第二点内容。

3)责任者:制发文件的组织和个人,亦即文件的署名者或发文机关。

4)文号:文件的发文字号。

5)题名:即文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题,外加“[]”;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“[]”号附于原标题之后。

6)日期:指文件形成的日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“·”。

7)页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。

8)备注:用以标注归档文件的变化情况或参见档号。

9)“归档文件目录”至少应汇编一式二份,其中一份作为今后进馆的移交目录。

(二)编制其他检索工具。

应根据实际需要,选择编制一些其他的档案检索工具,如编研资料、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索。

第十八条各部门整理归档后,由兼职档案员以件为单位列清单移交给办公室,经检查不符合要求的,由办公室退回兼职档案员重新整理。

第十九条办公室将每年的文书档案按机构、保管期限系统排列。

第五章档案的管理

第二十条本会形成的档案为吉林省佛教协会全宗。全宗内的档案分类,应

根据实际情况,编制分类方案。分类和编号的方法要便于保管和利用。全宗卷内要有能够说明本会全宗历史情况的各种文件材料,归档说明、归档范围、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录等组成专门卷宗。

第二十一条为确保档案的安全,要使档案存放达到“七防”(防光、防水、

防火、防尘、防虫、防有害气体、防盗)要求,不断改善保管条件,每年对档案

保管的状况进行一次检查,发现问题及时向领导汇报,积极采取措施解决问题。

第二十二条建立、健全档案资料的统计制度,对档案的收进、移出、保管、

利用、销毁等情况进行统计。

第二十三条档案员工必须熟悉本会的历史和所藏档案情况,编制必要的

检索工具,要不断采用新的技术设备,逐步实现现代化管理。

第二十四条档案员工调离档案工作岗位,应办理交接手续。

第六章档案的提供利用

第二十五条办公室室要积极配合本会的各项工作任务,及时做好档案提供利用工作,为佛教工作和其他工作服务。

第二十六条根据利用的需要,要积极开展文书档案和其他档案的著录工作,逐步完善电子计算机进行档案检索的功能。

第二十七条建立利用档案的制度,档案人员向有关单位和人员提供利用档案时,应严格按照有关规定制度执行,认真办理登记手续。并注意收集积极利用的效果。

第二十八条复印档案资料的审批权限:

(一)中共中央、国务院的绝密文件不得复制,密码电报一律不得复制。

(二)其他秘密文件,需经会长或秘书长审批后方可复制。

(三)复印一般档案资料,需经办公室负责人同意,并符合有关规定。

第二十九条借阅档案应遵守的规则:

(一)借阅档案首先要填写《档案借阅登记表》,按规定经秘书长批准后借阅。借阅重要档案,一般应在办公室查阅,因工作需要必须借出的,在送批前要注明。

(二)借阅人对档案要特别爱护,禁止涂改、勾画、拆散、抽换案卷,确保档案的原貌和安全整洁。

(三)借阅人要遵守保密制度,借出的档案不得转借他人阅览,注意妥善保管,防止泄密。

(四)借阅人要按时向办公室归还档案。

第七章档案鉴定、销毁和移交

第三十条制定《吉林省佛教协会档案保管期限表》,认真做好档案的鉴定工作。成立档案鉴定工作小组,由会长或秘书长任组长,负责审查档案保存或销毁的鉴定。任何部门或个人不得擅自销毁档案资料。

第三十一条办公室应根据档案材料保管期限的规定,会同档案鉴定工作小

组对有关档案材料进行鉴定。对确无保存价值的档案需要销毁时,应写出销毁档

案报告,说明拟销毁档案的理由和所属年代、保管期限、销毁数量和简要内容,

经档案鉴定工作小组长审批后方可销毁。

第三十二条销毁档案,应编写“销毁档案目录”,销毁档案应由会长或秘书长指定两人以上销毁,监销人应在销毁清册上签名。

第三十三条需永久保存的档案,按规定在本会保存期满后,经过整理、鉴

定、编制归档文件目录,写出归档说明,经办公室负责人审核报秘书长批准方可向吉林省档案局移交。



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